Wareneingang: Identifizierung
Bei der Erfassung eines Wareneingangs müssen Sie feststellen, ob sich der Wareneingang auf eine Referenz (z.B. Bestellung) bezieht. Die Referenzinformation ist dann üblicherweise auf den Lieferpapieren angegeben. Für den Fall, dass die Referenzinformation fehlt, bietet Ihnen das System verschiedene Suchhilfen, um bei Bedarf den richtigen Referenzbeleg zu ermitteln. Im Folgenden werden die möglichen Referenzen für einen Wareneingang kurz erläutert:
Funktionsumfang
Wareneingang mit Bezug zu einer Bestellung
Wenn Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, dann wird der Wareneingang mit Bezug zur Bestellung erfasst. Das bietet folgende Vorteile:
Die zu erwartenden Wareneingänge sind planbar, da anhand der Bestellungen (bzw. Lieferavise) Liefertermin und Mengen bekannt sind.
Das System schlägt beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung, aus einem Lieferavis oder einem Grobwareneingang (z.B. Artikel und Mengen) vor, was sowohl die Erfassung als auch die Kontrolle beim Wareneingang erleichtert.
Die Wareneingangsdaten werden in der Bestellentwicklung und in der Lieferantenbeurteilung fortgeschrieben. Somit kann die Bestellentwicklung verfolgt, das Mahnverfahren veranlasst und die Termin- und Mengentreue beurteilt werden.
Die Wareneingangsinformation in der Bestellentwicklung steht für die Rechnungsprüfung zur Verfügung.
Über SAPmail kann der zuständige Sachbearbeiter im Einkauf bei einem Wareneingang automatisch benachrichtigt werden.
Im Idealfall ist auf den Lieferpapieren vermerkt, auf welche Bestellung oder Bestellungen sich die Lieferung bezieht. Wenn diese Information aus irgendwelchen Gründen fehlen sollten, kann der Bezug über diverse Informationen hergestellt werden, z.B. können Sie Bestellungen über die Lieferantennummer, die Artikelnummer, die EAN oder die Artikelnummer beim Lieferanten suchen.
Wareneingang mit Bezug zu einem Lieferavis oder einem Grobwareneingang
In diesem Fall wird die Nummer des Avises oder die Nummer des Grobwareneingangs angegeben. Das System stellt dann automatisch den Bezug zur zugehörigen Bestellung her. Wenn im Lieferavis bzw. im Grobwareneingang Positionen ergänzt wurden, die nicht in der Bestellung enthalten sind, können Sie im Customizing pro Bewegungsart einstellen, dass für solche zusätzlichen Positionen nach dem Wareneingang automatisch eine Bestellung im Hintergrund generiert wird.
Wareneingang mit Bezug zu einer Lieferung
Für den Wareneingang zu einer Lieferung gibt es zwei Möglichkeiten:
Lieferung zu einer Lagerbestellung
In diesem Fall wurde die Ware bei einem Verteilzentrum bestellt und von dort geliefert. Sie können den Wareneingang über die Lieferungsbelegnummer identifizieren, wobei automatisch der Bezug zur Lagerbestellung hergestellt wird.
Wenn der Vorgang innerhalb eines Buchungskreises stattfindet, liegt eine Umlagerungsbestellung vor, zu der keine Rechnungsprüfung erfolgt. Bei einem buchungskreisübergreifenden Vorgang verwenden Sie eine Normalbestellung und können damit eine Rechnungsprüfung vornehmen.
Umlagerungslieferung
Diese Lieferart dient einer vereinfachten Lagerbestellabwicklung. Sie können eine solche Lieferung erfassen, ohne vorher eine Lagerbestellung anzulegen. Beim Wareneingang können Sie auf die Lieferung Bezug nehmen, eine Rechnungsprüfung ist jedoch nicht möglich.
Wareneingang mit Bezug zu Versandelementen
Wenn Sie den Wareneingang zu einem Lieferavis, einem Grobwareneingang oder einer Lieferung erfassen, können Sie durch Markieren eines speziellen Kennzeichens auf ein zusätzliches Dialogfenster verzweigen. Dort werden die Versandelemente vorgeschlagen, die im Referenzbeleg (z.B. Lieferung) definiert sind. Durch Auswahl der Versandelemente werden dann die Einzelpositionen des Wareneingangs vom System ermittelt.
Wareneingang mit Bezug zu einer Warenverteilung
Wenn Sie den Wareneingang zu einem Beleg buchen, für den Verteilungsdaten im System vorhanden sind, müssen diese Verteilungsdaten an die tatsächlich gelieferten Mengen angepasst werden. Bei entsprechenden Customizing-Einstellungen erfolgt diese Anpassung bei der Wareneingangsbuchung automatisch.
Der Bestand wird pro Artikel auf den Lagerort des jeweiligen Bearbeitungsverfahrens (z.B. Cross-Docking oder Flow-Through) gebucht. Für jedes Bearbeitungsverfahren sollte ein separater Lagerort vorhanden sein. Bei einem optimierenden Verfahren (z.B. Cross-Docking/Flow-Through) schlägt das System für den betroffenen Artikel einen Split auf zwei Wareneingangspositionen mit jeweils unterschiedlichen Lagerorten vor.
Durch entsprechende Customizing-Einstellungen können Sie auch erreichen, dass automatisch die Folgeverarbeitung (Generierung von Lieferungen bzw. Verteilaufträgen) angestoßen wird.
Wareneingang ohne Bezug zu einem Referenzbeleg
Wenn kein Bezug zu einer Bestellung oder einer Lieferung hergestellt werden kann, kann trotzdem der Wareneingang gebucht werden. In diesem Fall können Sie keine Rechnungsprüfung durchführen.
Grundvoraussetzung ist dabei, dass der Artikel für den empfangenden Betrieb gelistet ist. Wenn der Wareneingang gebucht werden soll, obwohl ein Artikel nicht gelistet ist, z.B. weil der Lieferant einen neuen Artikel als Ersatz für einen älteren geliefert hat, kann eine automatische Nachlistung erfolgen, wenn Sie entsprechende Einstellungen im Customizing vorgenommen haben. Die Listungskonditionen gelten in diesem Fall nur für einen Tag.
Alternativ können Sie im Customizing pro Bewegungsart einstellen, dass nach dem Wareneingang automatisch eine Bestellung im Hintergrund generiert wird. Wenn im Nachhinein Bestellungen generiert wurden, kann anschließend auch eine Rechnungsprüfung erfolgen.